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SCEGLI IN BASE AL TUO BUDGET
Conosci esattamente la tipologia di stanza che devi attrezzare, in base alle sue dimensioni? Bene. Ora possiamo affrontare il secondo criterio, sicuramente il più complicato: il budget.
Per creare una sala videoconferenza degna di questo nome ci vuole l'attrezzatura giusta, e questa costa parecchio! Sì, sappiamo già che quando si parla di investimenti ci sono due scuole di pensiero: quella che intuisce intuitivamente i vantaggi del progetto e quella che ha bisogno di essere convinta.
Oggi ci rivolgiamo ad entrambe le parti: cerchi tranquillità per lanciare il tuo progetto o vuoi sviluppare il tuo piano finanziario? Allora sei nel posto giusto: qui ti raccontiamo tutto sul famoso fattore budget, quello che spesso fa pendere l'ago della bilancia:
Attenzione: non serve spendere molto per trovare una soluzione efficace, basta sapere dove cercare!
DA TENERE IN CONSIDERAZIONE
Creare, convertire o rinnovare una sala riunioni costa denaro. E definire il budget da destinare a questo progetto è più che complesso, perché entrano in gioco diversi parametri. Naturalmente, ognuno è unico. Ma nella categoria dei principali fattori che influenzano il condizionamento di una sala video, i principali sono:
Dimensioni della stanza:
Più è grande = più
attrezzatura è necessaria
Arredamento:
Tavolo da riunione, poltrone,
portaoggetti, pannello identificativo, ecc.
Disposizione:
Illuminazione, cablaggio,
camera singola, capienza
Attrezzatura :
Telecamera, kit audio, condivisione contenuti,
schermo, licenza software
Costi di apprendimento:
Risorse dedicate a familiarizzare
con una nuova soluzione
STIMA DEL PREZZO DI UNA SALA VIDEO: I NOSTRI ESEMPI DI BUDGET
Come abbiamo visto, il prezzo delle apparecchiature video per sale riunioni varia molto in base a diversi fattori. Sebbene ogni progetto di layout sia unico, possiamo darti alcuni esempi, a seconda delle dimensioni della stanza, per darti un'idea del budget necessario:
Per una sala da 3 a 5 persone
In questo caso parliamo di spazi piccoli: stanze singole (2-3 persone) e stanze piccole (3-5 persone). In questi contesti, tutto ruota intorno alle videoconferenze dinamiche e agli scambi rapidi e concisi.
- Componenti audiovisivi: schermo, kit di videoconferenza e sistema di condivisione dei contenuti
- Quanto costa? Stimiamo un costo compreso tra 2.000 e 8.000 euro.
Per una sala da 5 a 8 persone
Grazie alla sua maggiore capienza, la sala “media” viene utilizzata per sessioni di brainstorming con più persone, dove la creatività è all'ordine del giorno! In questo caso, hanno bisogno di attrezzature che consentano l’editing collaborativo tra due luoghi distanti.
- Componenti audiovisivi: telecamera, sistema/i audio, schermo/i, kit condivisione contenuti, tablet gestionale (+ mini-PC per sale indipendenti)
- Il tuo prezzo? Parliamo di un range ampio che va dai 10.000 ai 20.000 euro.
Per una sala da 8 a 20 persone
Questa stanza molto più grande può essere utilizzata per vari scopi (da qui la necessità che sia modulare). Può essere utilizzato per semplici videoconferenze, sessioni di formazione, riunioni di crisi o brainstorming su larga scala.
- Componenti audiovisivi: telecamera/e, sistema/i audio, schermo/i con supporto, kit condivisione contenuti, tablet di gestione (+ mini-PC per sale indipendenti)
- Quanto costa? A seconda delle apparecchiature già installate, il budget può variare tra 40.000 e 160.000 euro.
UN BUON RITORNO SULL'INVESTIMENTO
Pianificare il budget significa anche rendere redditizio l’investimento. Sì, allestire una sala videoconferenze ovviamente ha un costo, ma alla lunga può rappresentare un grande vantaggio, a patto di scegliere la giusta attrezzatura.
Quindi, per coloro che sono più restii riguardo alla tecnologia, proponiamo di valutare insieme il ritorno sull'investimento di questo progetto:
1
Risparmio sui viaggi
Partiamo dalla cosa più ovvia: i costi dei viaggi di lavoro! Biglietti cartacei, hotel, ristoranti, ecc., quando i tuoi dipendenti viaggiano, inevitabilmente sostengono delle spese (più o meno significative)… E non parliamo nemmeno della perdita di reddito in termini di produttività! Andare e tornare da stazioni/aeroporti e passare i controlli di sicurezza sono fattori che fanno perdere diverse ore a ciascun dipendente interessato.
Immagina: se la metà di queste riunioni si svolgessero tramite videoconferenza, potresti utilizzare i risparmi per dotare più sale riunioni di sistemi 4K all'avanguardia.
Fate i calcoli voi stessi con questa formula: [Spese di viaggio medie] x [Numero di dipendenti in viaggio] x [Numero di riunioni che richiedono viaggi].
2
Aumento della produttività
Lo sapevi già? Circa un minuto su tre della giornata lavorativa viene sprecato nelle riunioni. Se a questo aggiungiamo il costo degli spostamenti e il tempo impiegato nei trasporti, il risultato è il seguente: ore perse e produttività che lascia molto a desiderare.
Anche se devi concordare un orario, grazie alla videoconferenza puoi non dovrai più preoccuparti di ritardi e assenze causati dai capricci dei trasporti (scioperi, ingorghi, incidenti, ecc.). Potrai concentrarti su ciò che è importante: il contenuto dei dibattiti.
Per determinare il guadagno in termini di produttività: [Numero medio mensile di riunioni] x [Numero medio di minuti registrati].
Come avrete già visto, il costo per l'installazione di una sala videoconferenza dipende da troppi fattori per potervi fornire un preventivo esatto e fisso: quello che vi consigliamo è di consultarci così potremo realizzare insieme studiare più approfonditamente le vostre esigenze ed ottenere così un prezzo realistico.
Sei pronto a fare il passo in avanti?
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In qualità di Key Account Manager nel settore della Tecnologia e delle Telecomunicazioni, sono riconosciuta per la mia esperienza nella gestione strategica di “Clienti Chiave” nello sviluppo di partnership durature. Il mio approccio si concentra su un'analisi dettagliata e personalizzata delle esigenze dei clienti, che mi consente di offrire loro soluzioni tecnologiche innovative e su misura. Il mio obiettivo è massimizzare il potenziale di ogni cliente, aumentandone la soddisfazione e la fedeltà attraverso strategie mirate e una collaborazione efficace..